In het najaar van 2023 startte de Rijksoverheid met een pilot in acht rijkskantoren. Het doel: met 14.500 bewegingssensoren een objectief overzicht krijgen van het gebruik van de werkomgeving. Het betreft een investering van 1,5 miljoen euro.
Of het WMS het geld waard is? Paul Pegels knikt overtuigend ‘ja’ bij mijn bezoek aan het ministerie van BZK aan de Turfmarkt in Den Haag. ‘Het is ongelooflijk hoeveel discussies het scheelt nu we inzicht hebben in het werkelijke gebruik.’
Zekerheid door data
Pegels is programmamanager Fysieke Werkomgeving bij het ministerie van BZK. Zelf noemt hij zijn rol ‘huisvestingsbemoeial’, omdat hij zich in de praktijk bezighoudt met alles wat los en vastzit op de werkvloer. Zijn aanpak: eerst doen en dan daarvan leren in de praktijk.
Deze werkstijl geeft hem een bepaalde autonomie om zaken snel en effectief te regelen. Zo wilde hij een opslagruimte voor tapijttegels op de begane grond van het gebouw transformeren tot iets beters. ‘We haalden alles eruit, zonder te weten waar we gingen eindigen’, zegt Pegels. Nu is het een informele werk- en ontmoetingsruimte, net voor de toegangspoortjes, met zicht op een levendige straat, bedoeld om als Rijk op laagdrempelige manier in contact te komen met de maatschappij.
Deze ruimte is anders dan de traditionele kantoorkamer. En dat is precies wat een kantoor nodig heeft, blijkt volgens Pegels onder andere uit de WMS-pilot. Die maakte de afgelopen twee jaar inzichtelijk welke ruimtes wel, nauwelijks of niet werden gebruikt. Bijvoorbeeld omdat het er te warm of koud was, of omdat er simpelweg geen behoefte aan was.
Werkplek afstemmen op de vraag
Maar eerst: wat doet een WMS precies? In zijn simpelste vorm betreft het een rits infraroodsensoren die in elke werkplek en vergaderzaal van een gebouw worden geplaatst. De sensor meet de aanwezigheid en hoeveelheid mensen in de kamer. Deze data worden bijgehouden in een applicatie die kan worden uitgelezen.
De data uit het WMS is vooral nuttig doordat beslissingen kunnen worden genomen die niet op aannames zijn berust. Een ruimte kan bijvoorbeeld door medewerkers als druk of vol worden ervaren, terwijl het WMS uitwijst dat de bezetting nooit hoger dan 60 procent is. ‘Stel dat dit het geval is, dan heb je een heel ander en makkelijker gesprek’, zegt Pegels.
Je hebt vaak niet meer plekken nodig, maar meer variatie aan plekken”
Uit de data van het WMS blijkt dat er vaak vooral een andere werkplekmix nodig is. Denk aan meer stilteruimtes of minder vergaderzalen, bijvoorbeeld omdat de data uitwijzen dat een tienpersoonszaal nooit volledig wordt bezet. Ook stelt het WMS in staat duurzamer om te gaan met het vervangingsbeleid. Want als een ruimte nauwelijks wordt gebruikt en er dus weinig slijtage is, hoef je niet onnodig iets te vervangen.
‘Het belangrijkste element van hybride werken is dat je het gesprek aangaat over hoe, waar en aan wat je wil werken’, zegt Pegels. ‘Dat gesprek kun je het beste voeren als je over objectieve data beschikt. Zo blijkt dat je vaak niet meer plekken nodig hebt, maar meer variatie aan plekken. Dat is een kwestie van anders omgaan met werkplekbeleid.’
Uitdagingen
De pilot loopt nog tot eind 2025, maar heeft nu al veel inzichten opgeleverd. Bijvoorbeeld dat de meeste kantoren van het Rijk niet boven de 40 procent bezettingsgraad komen. Op termijn kan dit een herinrichting of zelfs het afstoten van vierkante meters betekenen.
Dat is echter niet de focus van de pilot. Eerst moeten de medewerkers gewendraken aan het WMS en dat gaat niet zonder slag of stoot. Privacy blijft een belangrijk onderwerp van gesprek, maar ondertussen doen zich ook gekke situaties voor. ‘Mensen staken de sensoren soms in hun zak’, zegt Pegels. ‘Die registreren dan continu aanwezigheid, zodat een werkplek op bezet blijft staan.’
Andere uitdagingen zijn van praktische aard. Denk aan de stabiliteit van het systeem, maar ook aan het beheer van de werkplekken. ‘Mensen gaan nogal eens sjouwen met meubilair, dus je plattegronden moeten up-to-date zijn én regelmatig worden gecheckt.’ Uiteindelijk leiden deze en bovenstaande problemen telkens tot dezelfde conclusie: ‘Ga het gesprek aan.’
Data als maatschappelijke bijdrage
Dus, is een WMS een noodzakelijk instrument voor FM? Pegels denkt van wel, al is het maar om een zuiver gesprek te voeren over de bezetting. ‘Voordat we het WMS installeerden, telden we alles op basis van onderbuikgevoel. Toen kregen we opmerkingen als ‘toen regende het’ of ‘toen was iedereen op vakantie’ om de tellingen te ontkrachten. Die subjectiviteit zijn we nu kwijt.’
De pilot loopt nog tot eind december 2025, maar er is nu al een formeel contract ondertekend om het WMS begin 2026 rijksbreed uit te rollen. ‘Niet alle panden worden voorzien’, zegt Pegels. ‘We hebben 159 kantoren en daarvan nemen we degene met meer dan 1.000 werkplekken.’ Dat komt neer op ongeveer de helft van de portefeuille, die in twee fases gedurende 2026 en 2027 van sensoren worden voorzien.
Hoe mooi zou het zijn als wij op basis van deze data een pand afstoten en laten transformeren tot woonruimte?”
En daarna? Pegels ziet een uitbreiding van het systeem voor zich, bijvoorbeeld met CO2-meters en people counters. ‘Zo kunnen we de efficiëntie van vergaderzalen meten en hun inzet verbeteren, waardoor we de kosten van extern vergaderen kunnen drukken.’ En op termijn ziet hij andere facilitaire systemen op het WMS aanhaken, zoals de toegangscontrole.
‘Als we het WMS combineren met andere systemen en bijvoorbeeld kunnen zien hoeveel mensen er tegelijk binnen zijn (pasaanbiedingen), of wat mensen precies doen op een werkplek (werkplekbezetting), dan ben ik ervan overtuigd dat wij de kip met gouden eieren hebben’, zegt Pegels. ‘Hoe mooi zou het zijn als wij op basis van deze data een pand afstoten en laten transformeren tot woonruimte? Dan geven wij door deze innovatie iets terug aan de samenleving.’
